外贸交易样品寄送:外贸订单达成的重要环节

在国际贸易中,客户下单前通常会要求卖方提供样品进行检验查看。

一、多样的寄样方式

寄样品主要通过快递,如顺丰、中国邮政 EMS 等国内知名快递或国际快递公司。当样品重量或体积大时,空运也是一种选择。快递和空运都借助飞机运输,但快递是门到门服务,操作简便,只需向快递公司提供发货信息;空运则复杂些,要办理托运、报关,且一般只到对方临近机场。选择何种方式需综合考虑样品情况及客户需求等因素。

二、不同的送样方法

(一)现有产品送样

当客户对工厂现有产品满意并要求送样报价时,报价需经理级别以上人员核准后传真给客户。客户确认后填写 “样品订单”,样品经质管部检验合格后,根据客户需求的紧急程度选择快递或普通方式发货。

(二)新产品送样

若客户需开发新产品,需先核算模具费用再报价。报价要考虑正式订单数量,若数量达标,模具费可分摊在货款中。

客户同意单价并签章确认后,通知研发部门安排 “模具开发日程表”。

跟进模具开发进度,研发部门制作 “物料清单(BOM)” 并评审。完成后下 “样品订单” 给生产部(或工程部)。生产出的样品经质管部检验合格后发给客户评估验收。新样品经客户确认后,要保留一件封样作为日后批量出货依据。研发部门需与模具制作、采购部门共同核算模具费用,客户确认单据需签章生效。

三、寄样后的跟进工作

(一)及时通知与确认

样品寄出后应立即通知客户发样信息,可将快递单扫描给客户告知到达时间,请客户确认收到。在预估客户收到样品的时间前后,发传真或邮件询问是否收到,同时在 “样品寄送记录表” 登记相关信息。

(二)关注评估反馈

及时了解客户对样品的评价,不管满意与否,都要与客户保持稳定联系,适时推荐新产品、发送新报价单。因为即便短期内样品未促成订单,但良好的客户关系维护和持续的沟通,有助于未来订单的达成,也能提升企业在客户心中的专业形象与合作诚意。

(文章内容属作者个人观点,不代表CoGoLinks结行国际赞同其观点和立场。本文经作者授权转载,转载需经原作者授权同意)

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