外贸跟单员应对订单变更：及时确认与书面通知

客户所下订单。不可避免地会发生临时更改的情况。一般来说， 订单更改主要是对数量、结构、包装要求的更改。外贸跟单员接到客户变更订单的通知，要马上放下手头的事情，第一时间处理好。外贸跟单员若耽延，有可能造成很大的损失。例如，产品的结构有变化，外贸跟单员若不及时通知相关部门，待出货时发现再更改，返工成本会很大，有的甚至会造成些废品。

(一)确认更改

收到客户的更改通知后，外贸跟单员首先应确认更改内容是什么、工厂能否接受、工厂现有的生产条件能否满足。如果是工厂不能完成的修改，则要同客户协商采用其他方法或本批货不修改。

(二)书面通知相关部门

如果是工厂可以完成的修改，外贸跟单员应第一时间通过书面形式把更改内容通知相关部门，特别是生产部。

(1) 订货通知单发出后，如客户临时有数量、交期或技术方面的变更要求时，跟单员应另行填写“订货变更通知单”，分发到各相关部门。

(2)变更后的订货通知单应加盖“已修订”字样，并标记敢消原订货通知单的号码，应在分发新单的同时回收旧单，以免发生混淆。

(3) 在订货通知单发出后，如客户取消订单，应发出订货变更通知单，通知各部门订单取消的信息，并回收原发出的订货通知单。

(4)如果是客户修改订货的产品型号、规格，则视同原订单变更，依变更流程处理，并将客户订单依新订单发出订货变更通知单。

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