外贸业务员如何进行及时反馈

假如在电商平台上买了一件衣服，付款之后，等了很多天，卖家都没有发货，也没有打电话或发信息告诉出了什么问题，心里会不会很不舒服？有人可能会主动向卖家询问具体发货时间，虽然心情肯定会因此受到影响，但不深究。而，下次一定不会再买同一店家的衣服了，因为他们缺乏卖家该有的服务意识！

同理，当业务员发了PI(形式发票)，客户付了款，之后一直没有再收到关于订单的任何进度更新信息时，客户心里会怎么想？可能有些业务员会觉得，产品在生产中，具体交期还不确定，根本不知道该跟客户说些什么，还不如干脆不说，等客户来问了再说。其实这种心态很危险！业务员不主动与客户同步进度，客户就没有渠道了解他的订单到底被安排了没有、生产进行到哪一步了、自己什么时候可以收到货等信息，很容易产生不踏实的感觉。尤其是在客户已付全款的情况下，相当于他在承担全部风险。业务员与客户大多通过网络沟通，双方甚至都没见过面，客户怎么能完全放心呢？这正是很多客户在付款时倾向于选择更有保障的第三方平台(比如PayPal)的原因。

那么，业务员应该如何进行及时反馈，又需要向客户反馈些什么呢？反馈节点和反馈内容可以参考以下内容。

第一步：客户发来付款水单之后，及时对客户表示感谢，并告知客户订单已安排，正在备料；

第二步：收到货款时，告知客户货款已到，以免客户挂心；

第三步：材料到位后，及时联系客户，告知预计交期：

第四步：生产中，偶尔拍照发给客户，让客户了解即时生产进度；

第五步：发货前，把完整的装箱单发给客户，并告知物流单号：

第六步：及时查看物流信息，看到货物被签收后，通知客户物流显示已签收，请注意查验，并期待客户的反馈。

当然，每家公司的规章制度不同，有些是见付款水单即安排生产，有些则是款项到账后再安排生产，业务员可以根据公司的规章制度，合理地安排生产，提前向客户说明具体情况即可。

以上每一步看似都很简单，但在实际操作中，很少有业务员能够做到。有的业务员可能会说，跟进的客户这么多，怎么可能做到对每一个客户都事无巨细地给予关注呢？这或许就是“合格”和“优秀”之间的区别，有些人觉得做不到的事情，偏偏有些人做得很好。很多事情，不是能不能做到的问题，而是想不想做的问题。

除了订单进度方面的及时反馈，还有一点需要注意，即在生产过程中出现任何业务员无法自行解决的问题，业务员一定要及时告诉客户，由客户作出决断，千万不要代客户作决定。比如，客户要求的线材颜色是红、黑、绿、黄，生产时不小心做成了红、黑、绿、蓝，虽然对产品使用没有什么影响，业务员也必须立刻告诉客户。对此，业务员可以想办法说服客户接受这一变化，但千万不可以自作主张、隐瞒实情。

另外，在向客户反映问题的同时，业务员也要提供相应的解决方案，即你觉得怎么处理比较好，不能只是把问题抛给客户就不管了，毕竟论专业程度，供应商比客户懂得更多一些，可以多帮客户分担些烦恼。

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