外贸发邮件备份的重要性

在很多外贸公司，同事离职后，领导会将他之前负责对接的合作客户分配给新的业务员负责对接。跟进这些客户时，经常很头疼，原因是打开归档后的客户邮箱，发现居然没有几封邮件，而且，仅有的几封邮件还是不连贯的，让人不知道怎么才能通过这些片段化信息去了解、分析客户，进而制订相应的跟进计划。

在实际外贸工作中，这样的例子数不胜数。虽然每个人的工作习惯不尽相同，但认为，对待工作，严谨一点没有坏处。

对于一些重要的事情，哪怕已经在即时聊天工具上得到了客户的确认，建议业务员依然要通过邮件，向客户复述一遍。

首先，这样做能够有效提高工作效率。工作中，时常会遇到一种情况，就是同一个项目，跟客户谈了很长时间，因为中间的数次变动和调整，慢慢地，业务员对于某些细节的记忆会变得模糊，这个时候去翻看过往的聊天记录，无形中会增加很多额外的工作量，而若中途更换过手机、电脑等设备，未及时备份聊天记录，或不小心清空过聊天记录，都会造成无记录可查的被动局面。面对同一件事，如果业务员在每次确认细节之后，都以邮件的形式做个总结，发给客户，并把此邮件标注为“重要邮件”，那么，后续的跟进工作会轻松很多，也会减少很多麻烦。

其次，这样做会让客户觉得业务员很专业。所谓的专业，不仅表现在对产品的深度认知上，更表现在对细节的把握上。

对于一个合作许久的客户，长期与之对接的老业务员能够将其对产品和订单的要求熟记于心，但新业务员对此一无所知。如果没有往来邮件作为合作记录，暂且不考虑接手的业务员在一无所知的情况下该如何有效跟进，先说说客户可能给出的反应。由于与老业务员在合作上已经达成了某种默契，客户很可能会先入为主地对新接手的业务员产生抵触情绪，此时，如果新接手的业务员不能迅速了解客户要求，愉快、高效地与之沟通，就很难第一时间获取客户的信任。

大多数客户不会因为你刚接手，就很耐心地为你讲解他需要什么产品、具体的产品要求是什么，突然增加的沟通成本只会让他觉得“这个新接手的业务员一点儿都不专业，沟通起来很不顺畅”，当业务员与客户之间的隔阂越来越多，客户转单或流失也就无可避免了。

最后一点，也是最重要的一点，即邮件可以在公司与客户产生分歧时拿出来作为最有力的证据。聊天记录虽然有时也可以起到同样的作用，但是与邮件相比，还是有明显的缺点，比如不够正式、碎片化严重，假如客户一方断章取义，说是业务员理解失误，可能会导致更严重的客诉，或带来更高的沟通成本。

通过即时聊天工具完成沟通后，以邮件的形式对沟通要点加以总结归纳，能有效地避免或解决上述“麻烦事”。

总之，对于重要的事情，业务员一定要勤于发邮件，哪怕所有事项都已确认完毕，也要以邮件形式再次复盘、总结，以免出现纰漏，为之后的工作埋下隐患。

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